Wraz ze zmianą skali działalności przedsiębiorstwa zmienia się sposób zarządzania informacjami. Rozwiązania wystarczające na początku mogą z czasem przestać odpowiadać liczbie dokumentów, pracowników i powiązań między procesami. Dotyczy to szczególnie firm, w których sprzedaż, magazyn, księgowość i planowanie zakupów korzystają z danych pochodzących z różnych źródeł.
Oprogramowanie Comarch obejmuje narzędzia wspierające obsługę takich sekcji, natomiast ich zastosowanie trzeba rozpatrywać w porównaniu do konkretnych zadań. Znaczenie ma nie tylko zakres funkcji, lecz również sposób ich użycia w codziennej pracy. O ile pracownicy regularnie przepisują informacje między aplikacjami, warto sprawdzić, które czynności można połączyć, a które nadal wymagają osobnej sprawdzeniu. Trzeba przy tym odróżnić powtarzalną pracę administracyjną od działań, w których konieczna jest ocena człowieka. Automatyczne przetwarzanie danych może ograniczyć liczbę ręcznych operacji, ale nie zastąpi sprawdzania dokumentów ani odpowiedzialności za podejmowane decyzje.
Systemy ERP porządkują informacje dotyczące różnorakich części przedsiębiorstwa i umożliwiają ich zastosowanie w powiązanych procesach. Comarch ERP może obejmować obsługę sprzedaży, zakupów, magazynu, finansów albo produkcji, zależnie od wybranego rozwiązania i jego konfiguracji. Warto zwrócić uwagę na współzależności, które pojawiają się między tymi obszarami. Przy realizacji zlecenia istotne mogą być równocześnie warunki handlowe, dostępność towaru, termin dostawy i sposób rozliczenia transakcji. Jeśli każda z tych informacji jest aktualizowana oddzielnie, pojawia się ryzyko rozbieżności. Zintegrowany przepływ danych umożliwia określić, skąd pochodzą poszczególne informacje i w jakich sytuacjach wymagają aktualizacji. Nie oznacza to jednak, że wszystkie procesy będą przebiegały bez udziału pracownika. Część operacji musi zostać zatwierdzona, a niektóre zadania zależą od dodatkowych ustawień albo połączenia z innymi programami. Przed wyborem konkretnego systemu należy więc sprawdzić, czy obsługuje wymagane scenariusze, jakie raporty udostępnia i czy daje możliwość na obieg danych w formatach wykorzystywanych w przedsiębiorstwie.
Istotną częścią przygotowania systemu jest odwzorowanie zasad, według których firma de facto funkcjonuje. Wdrożenia Comarch mogą wymagać analizy obiegu dokumentów, konfiguracji poszczególnych funkcji, przeniesienia danych oraz sprawdzenia uprawnień użytkowników. Na tym etapie na prawdę bardzo często okazuje się, że podobne zadania są wykonywane w różny sposób przez poszczególne działy. Np pracownicy mogą stosować odmienne nazwy dla tych samych produktów albo zapisywać informacje o klientach w kilku miejscach. Przed rozpoczęciem migracji powinno się ustalić wspólne zasady ewidencji i sprawdzić jakość istniejących danych. Powinno się także zdecydować, które historyczne zapisy są potrzebne do kolejnej pracy, rozliczeń i raportowania. Przeniesienie nieuporządkowanych informacji może utrudnić użytkowanie z nowego środowiska, dlatego kontrola danych jest osobnym celem, a nie tylko technicznym etapem całego procesu. Po konfiguracji potrzebne są testy obejmujące typowe operacje oraz sytuacje wyjątkowe, tj. zwroty, korekty, anulowanie dokumentów czy rozbieżności w dostawach. Wyniki testów pozwalają wskazać ustawienia wymagające zmiany przed rozpoczęciem regularnej pracy.
W normalnym użytkowaniu znaczenie ma sposób reagowania na błędy i zmiany w procesach. Powinno się ustalić, kto może poprawiać określone dane, jak dokumentuje się nietypowe operacje i gdzie zgłasza się problemy techniczne. Brak takich zasad może prowadzić do sytuacji, w której pracownicy tworzą swoje arkusze pomocnicze, a część informacji nie trafia do głównego systemu. Równie istotne jest szkolenie dostosowane do obowiązków poszczególnych osób. Pracownik magazynu potrzebuje innych kwalifikacji niż osoba odpowiedzialna za rozliczenia czy analizę wyników sprzedaży. Warto też uwzględnić późniejsze aktualizacje, zmiany przepisów a także rozwój działalności, ponieważ mogą one wpływać na konfigurację i sposób pracy z danymi. Ocena funkcjonowania rozwiązania powinna opierać się na konkretnych obserwacjach, takich jak liczba korekt, częstotliwość błędów, czas potrzebny na obsługę dokumentów czy zakres ręcznego uzupełniania informacji. Takie dane pomagają ustalić, czy trudności wynikają z ograniczeń programu, nieprawidłowych ustawień, czy też z procedur, które wymagają ponownego uporządkowania.
Polecam: wms zarządzanie magazynem łódź.
