WebQuatro

Wstęp

Zarządzanie oczekiwaniami występuje na każdym etapie produkcji dzieła, jakim w przypadku branży, w której pracuję, jest serwis WWW czy aplikacja.

Osobliwości stosunków relacji zespołu projektowego z klientem, a także innymi zainteresowanymi osobami woła o konieczność wdrożenia pewnej kontroli co do oczekiwań każdej z grup. Niezrozumienie jest w stanie mocno zepsuć życie obydwu stronom, zatem lepiej rozwiązywać problemy zanim zaczną się one pojawiać same.

Aby mieć pojęcie o oczekiwaniach na etapie projektowania, należy postawić problem i wyjaśnić przyczyny, przejrzeć główne ścieżki rozwiązać i zastosować doświadczenie z poprzednich case-ów.  Część problemów wiąże się z interdyscyplinarnością dziedziny projektowania interfejsów i użyteczności – jest ona jeszcze stosunkowo młoda i przez wielu rozumiana jest inaczej. W każdym bądź razie, wszystko to jest zdolne doprowadzić projekt do jego opóźnienia, oddania “na gwarancji” i opóźnienia ostatecznego terminu odbioru i rozliczenia.

Problemy

Pierwszym i najczęstszym problemem jest niezrozumienie oczekiwań od klienta na etapie projektowania interfejsów. Należy jemu wyjaśnić, na czym polega ten proces i dlaczego jest tak ważny. Jeśli zapomnimy o tej części, możemy liczyć na:

• niezadowolenie, ze względu na otrzymanie przez klienta nie tego, co chciał,
• wątpliwości – przekazany produkt jest dobry, ale nie spełnia pierwotnych oczekiwań z (nie)wiadomych powodów,
• opóźnienie – pomimo przekazania dobrej realizacji, pozostaje ten “nieprzyjemny” osad co do nieterminowości i pewnych komplikacji

Rozwiązanie

Lekiem na to jest praca nad i z oczekiwaniami na różnych etapach i poziomach projektu. Identyfikacja osób, które są zainteresowane takim a nie innym postępem projektu po stronie klienta jak i po stronie zespołu jest kluczowa. Czego oczekuje zamawiający, użytkownicy i sam projektant? To należy wyjaśnić.

Aby wyjaśnić, trzeba zrozumieć warunki powodzenia projektu. Czy ważny jest termin ukazania się portalu, czy też jakość użytkowa produktu, a może wzięcie pod uwagę ograniczeń technicznych lub finansowych?  Taka informację powinien otrzymać projektant przed tym, jak zacznie szkice architektury informacji czy makiet.  Zarządzanie oczekiwaniami poczynając od przed sprzedażowego przygotowania  klienta do terminu realizacji poprzez dokładną zbiórkę informacji rozpoznawczych pozwolą na precyzyjną realizację pierwszego etapu projektowania, jakim jest przygotowaniem struktury i makiet dla serwisu WWW. Jeżeli na tym etapie przedstawiona koncepcja przez zespół projektowy spotka się z aprobatą klienta, możemy z zadowoleniem stwierdzić, że pierwsze oczekiwanie zostało zaspokojone, a to wróży na sprawniejszą współpracę z klientem.

Oczekiwania

Czyje oczekiwania są znaczące?

1. Zamawiający – jakie jest zadanie, za jakie pieniądze i w jakim terminie?
2. Zespół projektowy – w jakim składzie, jak szybko i z jaką dokładnością?
3. Użytkownicy – jak i w jakich warunkach produkt końcowy będzie użytkowany?
4. Projektant – czy chce zastosować “nowatorskie” rozwiązanie, przetestować pomysł, dodać ładny projekt do portfolio czy po prostu zarobić?

Warunki powodzenia

Należy określić kluczowe warunki wpływające na powodzenie projektu:

• Termin wersji finalnej/publicznej.
• Priorytet – szybkość/jakość i precyzja.
• Użyteczność.
• Innowacyjność.
• Skalowalność rozwiązania.
• Zmieszczenie się w budżecie klienta.
• Zmieszczenie się w budżecie osobogodzin zespołu.
• Czy coś jeszcze?

O czym informować zamawiającego?

Należy uświadomić, jakie będą korzyści z etapu projektowania w jego przypadku:

• Sporządzenie czytelnej specyfikacji dla interfejsu.
• Uzyskanie określonych współczynników lepszych w porównaniu do konkurencji (konwersji sprzedażowej, rejestracji, wejść).
• Uzyskanie po etapie projektowania szybszego i bardziej jakościowego wyniku prac wdrożeniowych.
• Oszczędność zasobów klienta (czasu i pieniędzy w przyszłości).
• Możliwość uniknięcia wielu standardowych problemów dzięki konsultacjom architekta informacji i projektanta interakcji.

Na jakich etapach można zarządzać oczekiwaniami?

Oczekiwania są na każdym etapie prac, co oznacza, że można nad nimi pracować przez cały cykl życia projektu:

• Przedsprzedaż.
• Rozpoznanie wstępne – tzw. brief.
• Projektowanie makiet lo-fi i hi-fi (klikalny prototyp).
• Design.
• Interaktywny prototyp.
• Proces wdrożenia.
• Etap wsparcia.

Wnioski

Ważne jest, aby regularnie i szczegółowo rozmawiać z osobą z ramienia klienta. To pochłania czas, ale w zamian daje więcej gwarancji i wzajemnego zrozumienia. Trzeba postarać się wciągnąć klienta w projekt – niech ogólnie, ale przez cały czas będzie on “obecny” przy pracach. Można to realizować poprzez spotkania okresowe, konsultacje zdalne czy system ticket-ów i wersji testowych projektu.  Na koniec należy pamiętać, że większa część odpowiedzialności za powodzenia zawsze leży po stronie menedżera projektu z ramienia zespołu.

Czasem zdarza się tak, że ludzie, których zatrudniasz i którzy ci imponują, swoim działaniem zmuszają cię do podpisywania rozkazu co do ich przedwczesnego zwolnienia. To jest nieprzyjemne, działa destrukcyjnie na zespół , ale jesteś zmuszony to zrobić – aby potem nie było gorzej…

W otwartym liście Steve Jobs przyznał, że ma poważne kłopoty ze zdrowiem (prawdopodobnie komplikacje po raku, z którego cudem wyleczył się w 2006 roku).

W dniu dzisiejszym miał miejsce atak na stronę podbij.pl (wg autorów serwisu). Ten modny serwis aukcyjny, w którym ja też zostawiłem kilka złotych by przetestować czy to faktycznie działa, przeżywa kolejne problemy: zegary potrafią cofać…