WebQuatro

Wstęp

Zarządzanie oczeki­wa­ni­ami wys­tępuje na każdym etapie pro­dukcji dzieła, jakim w przy­padku branży, w której pracuję, jest ser­wis WWW czy aplikacja.

Osobli­wości sto­sunków relacji zespołu pro­jek­towego z klien­tem, a także innymi zain­tere­sowanymi osobami woła o konieczność wdroże­nia pewnej kon­troli co do oczeki­wań każdej z grup. Niezrozu­mie­nie jest w stanie mocno zep­suć życie oby­dwu stronom, zatem lep­iej rozwiązy­wać prob­lemy zanim zaczną się one pojaw­iać same.

Aby mieć poję­cie o oczeki­wa­ni­ach na etapie pro­jek­towa­nia, należy postawić prob­lem i wyjaśnić przy­czyny, prze­jrzeć główne ścieżki rozwiązać i zas­tosować doświad­cze­nie z poprzed­nich case-ów.  Część prob­lemów wiąże się z inter­dyscy­pli­narnoś­cią dziedziny pro­jek­towa­nia inter­fe­jsów i użyteczności — jest ona jeszcze sto­sunkowo młoda i przez wielu rozu­mi­ana jest inaczej. W każdym bądź razie, wszys­tko to jest zdolne doprowadzić pro­jekt do jego opóźnienia, odd­a­nia “na gwarancji” i opóźnienia ostate­cznego ter­minu odbioru i rozliczenia.

Prob­lemy

Pier­wszym i najczęst­szym prob­le­mem jest niezrozu­mie­nie oczeki­wań od klienta na etapie pro­jek­towa­nia inter­fe­jsów. Należy jemu wyjaśnić, na czym polega ten pro­ces i dlaczego jest tak ważny. Jeśli zapom­n­imy o tej części, możemy liczyć na:

• niezad­owole­nie, ze względu na otrzy­manie przez klienta nie tego, co chciał,
• wąt­pli­wości — przekazany pro­dukt jest dobry, ale nie speł­nia pier­wot­nych oczeki­wań z (nie)wiadomych powodów,
• opóźnie­nie — pomimo przekaza­nia dobrej real­iza­cji, pozostaje ten “nieprzy­jemny” osad co do nieter­mi­nowości i pewnych komplikacji

Rozwiązanie

Lekiem na to jest praca nad i z oczeki­wa­ni­ami na różnych eta­pach i poziomach pro­jektu. Iden­ty­fikacja osób, które są zain­tere­sowane takim a nie innym postępem pro­jektu po stronie klienta jak i po stronie zespołu jest kluc­zowa. Czego oczekuje zamaw­ia­jący, użytkown­icy i sam pro­jek­tant? To należy wyjaśnić.

Aby wyjaśnić, trzeba zrozu­mieć warunki powodzenia pro­jektu. Czy ważny jest ter­min ukaza­nia się por­talu, czy też jakość użytkowa pro­duktu, a może wzię­cie pod uwagę ograniczeń tech­nicznych lub finan­sowych?  Taka infor­ma­cję powinien otrzy­mać pro­jek­tant przed tym, jak zacznie szkice architek­tury infor­ma­cji czy makiet.  Zarządzanie oczeki­wa­ni­ami poczy­na­jąc od przed sprzedażowego przy­go­towa­nia  klienta do ter­minu real­iza­cji poprzez dokładną zbiórkę infor­ma­cji rozpoz­naw­czych poz­wolą na pre­cyzyjną real­iza­cję pier­wszego etapu pro­jek­towa­nia, jakim jest przy­go­towaniem struk­tury i makiet dla ser­wisu WWW. Jeżeli na tym etapie przed­staw­iona kon­cepcja przez zespół pro­jek­towy spotka się z apro­batą klienta, możemy z zad­owole­niem stwierdzić, że pier­wsze oczeki­wanie zostało zaspoko­jone, a to wróży na sprawniejszą współpracę z klientem.

Oczeki­wa­nia

Czyje oczeki­wa­nia są znaczące?

1. Zamaw­ia­jący — jakie jest zadanie, za jakie pieniądze i w jakim terminie?
2. Zespół pro­jek­towy — w jakim składzie, jak szy­bko i z jaką dokładnością?
3. Użytkown­icy — jak i w jakich warunk­ach pro­dukt koń­cowy będzie użytkowany?
4. Pro­jek­tant — czy chce zas­tosować “nowa­torskie” rozwiązanie, przetestować pomysł, dodać ładny pro­jekt do port­fo­lio czy po prostu zarobić?

Warunki powodzenia

Należy określić kluc­zowe warunki wpły­wa­jące na powodze­nie projektu:

• Ter­min wer­sji finalnej/publicznej.
• Pri­o­ry­tet — szybkość/jakość i precyzja.
• Użyteczność.
• Innowa­cyjność.
• Skalowal­ność rozwiązania.
• Zmieszcze­nie się w budże­cie klienta.
• Zmieszcze­nie się w budże­cie osobo­godzin zespołu.
• Czy coś jeszcze?

O czym infor­mować zamawiającego?

Należy uświadomić, jakie będą korzyści z etapu pro­jek­towa­nia w jego przypadku:

• Sporządze­nie czytel­nej specy­fikacji dla interfejsu.
• Uzyskanie określonych współczyn­ników lep­szych w porów­na­niu do konkurencji (kon­wer­sji sprzedażowej, rejes­tracji, wejść).
• Uzyskanie po etapie pro­jek­towa­nia szyb­szego i bardziej jakoś­ciowego wyniku prac wdrożeniowych.
• Oszczęd­ność zasobów klienta (czasu i pieniędzy w przyszłości).
• Możli­wość uniknię­cia wielu stan­dar­d­owych prob­lemów dzięki kon­sul­tacjom architekta infor­ma­cji i pro­jek­tanta interakcji.

Na jakich eta­pach można zarządzać oczekiwaniami?

Oczeki­wa­nia są na każdym etapie prac, co oznacza, że można nad nimi pra­cować przez cały cykl życia projektu:

• Przed­sprzedaż.
• Rozpoz­nanie wstępne — tzw. brief.
• Pro­jek­towanie makiet lo-fi i hi-fi (klikalny prototyp).
• Design.
• Inter­ak­ty­wny prototyp.
• Pro­ces wdrożenia.
• Etap wspar­cia.

Wnioski

Ważne jest, aby reg­u­larnie i szczegółowo roz­maw­iać z osobą z ramienia klienta. To pochła­nia czas, ale w zamian daje więcej gwarancji i wza­jem­nego zrozu­mienia. Trzeba postarać się wciągnąć klienta w pro­jekt — niech ogól­nie, ale przez cały czas będzie on “obecny” przy pra­cach. Można to real­i­zować poprzez spotka­nia okre­sowe, kon­sul­tacje zdalne czy sys­tem ticket-ów i wer­sji testowych pro­jektu.  Na koniec należy pamię­tać, że więk­sza część odpowiedzial­ności za powodzenia zawsze leży po stronie menedżera pro­jektu z ramienia zespołu.