Jul 28, 2008 odsłon: 2,048 2 wypowiedzi
O coworkingu słów kilka, czyli wirtualizacja pracy
Słowo wstępu
Pisząc o coworkingu mam na myśli współpracę za pomocą wszelkich wirtualnych narzędzi. Nie pojmuję tego jako spotkanie w kawiarni z łączem WiFi, lecz sposób na stworzenie teamu z prawdziwego zdarzenia, biorąc pod uwagę ograniczenia wynikające z odległości, różnic stref czasowych, obyczajów.
Dobrze, kiedy mamy możliwość zarządzać i pracować z ludźmi na miejscu, w biurze, w określonych godzinach, wiedzieć, kto i o której będzie następnego dnia w biurze, dowiedzieć się kto czym się zajmuje poprzez zajrzenie przez ścianę i zapytanie. Również miło jest spędzić chwilę odpoczynku żartując czy jedząc wspólnie pizzę. Niestety. Nie zawsze jest to możliwe.
Zdarzyło mi się nie raz pracować zdalnie, zarządzać zdalnie, prowadzić burzę mózgów via Skype czy GG, marnować dużo czasu na komunikację, a właściwie eliminowanie problemów i barier, które wynikały z odległości. Z czasem przebiegało to sprawniej, na co receptą jest doświadczenie i duża liczba popełnionych błędów. Wszystko sprowadza się jednak do optymalizacji trzech wskaźników: relacji międzyludzkich, procesów zarządzania oraz komunikacji. Przydają się zagadnienia o czynniku ludzkim (polecam klasykę — “Czynnik Ludzki”), psychologii pracy i stosunków wewnątrzfirmowych — czytanie, czytanie, …, czytanie.
Zespół
Rekrutacja
Wszystko się zaczyna od tego. Rekrutować na żywo jest o niebo łatwiej niż zdalnie. Widać emocję, można wyczuć człowieka, intonację głosu, obejrzeć jego reakcje na poszczególne pytania, ocenić asertywność itp. Trafić na odpowiednią osobę, szczególnie dobierając do istniejącego teamu, jest n-krotnie trudniej.
Schemat poszukiwania współpracownika jest podobny i odbywa się (w moim przypadku) zawsze online lub przez polecenie, o czym w swoim czasie również napiszę.
Rozszerzona treść dostępna dla subskrybentów RSS. Zapisz się, by wiedzieć więcej.
Sens — znaleźć osoby, które kochają to co robią, a następnie tworzyć warunki, w których będą się czuć komfortowo i zmotywowani, by wybuchnąć energią, która w nich drzemie.
Początek i szybki koniec
Zawsze trzeba być przygotowanym na to, że jeśli wstępnie Nam i osobie zainteresowanej wszystko pasuje, są deklarację, że oczywiście, wszystko się podoba, zaczniemy pracę, jutro się odezwę itp. — trzeba brać pod uwagę wysokie ryzyko rezygnacji ze strony prawie współpracownika. Przyczyny są różne — łatwopalność osoby do nowych rzeczy, brak doświadczenia, trzeźwa ocena sytuacji po przespaniu się czy też niegotowość do pracy zdalnej (często od tygodnia do miesiąca następuje rezygnacja).
Rozszerzona treść dostępna dla subskrybentów RSS. Zapisz się, by wiedzieć więcej.
Takie sytuacje trzeba brać na poprawę zarówno w wycenie projektu jak i czasu jego trwania.
Zarządzanie (dla szefów, PMów i team leaderów)
Zebrany team to prawie sukces. Zostają rutynowe czynności dot. poprawiania efektywności pracy zespołu. Specyfika pracy w branży Webowej nauczyła mnie, że nie należy nastawiać się na realizację zadań stawiając na termin, lecz na kompletność. Proste, znane, lecz trudne w zastosowaniu zasady — lepiej mniej, a dobrze (wtedy jest też szybko).
from tydzień to tydzień do
Należy dążyć do zamykania zadań w w tygodniu i otwieraniu kolejnych z początkiem następnego. Najlepiej, aby każdy z współpracowników zdalnych był związany tylko z jednym projektem. To pozwala zachować płynność komunikacyjną, narzuca wymagania co do efektów pracy oraz zwiększa kontrolę wewnętrzną pomiędzy samymi pracownikami — każdemu zależy, by żaden z członków zespołu nie obijał się, nie opóźniał projektu, co przekłada się na wzajemne podciąganie się w umiejętnościach. Wszystko znowuż oparte na wynikach a nie na czasie spędzonym, by je osiągnąć.
Najważniejsze — realnie zaplanować zadania, dopasować je do elastycznego czasu pracy poszczególnych coworkerów i stworzyć rozkład (może być Gantt) dostępny do wglądu dla każdego. Kluczem jest zachować ciągłość pracy i unikać sytuacji kiedy 2/3 zespołu będzie niedostępna.
Komunikacja
Ostatnia “górka” na drodze do sprawnej zdalnej współpracy.
Istnieje masa narzędzi, komunikatorów i jeszcze więcej przyzwyczajeń u każdego z członków teamu. Prawdziwą sztuką jest “narzucić” (trochę grube słowo) wszystkim jeden sposób. Jeśli to się uda zrobić nawet w firmie offline, można uważać, że przynajmniej 10% czasu pracy zostało zaoszczędzone.
Nic bardziej nie przeszkadza w pracy jak komunikatory i narzędzia, które je obsługują: Skype, Jabber, Tlen, GG, Miranda, ICQ, Baidu, blip i nawet wydzielony kanał IRC — z tym wszystkim musiałem się zderzyć w swoich doświadczeniach zdalnej współpracy. Do tego dochodzą różne formaty wysyłanych e-maili, przyzwyczajenia do grup dyskusyjnych, fido, grup google, wiki, google code itd.
Od czego zacząć?
Spotkania
W prawdziwym zespole wiele pomysłów, rozwiązań problemów wynika podczas lunchu czy przerwy “na papierosa” (nie popieram palenia). Aby chociaż trochę zrekompensować brak tej przyjemności umówmy się, że codziennie spotkamy się w wygodnej dla nas porze na Zoho Projects w Forum lub Campfire i obgadamy dręczące nas sprawy. To naprawdę pomaga.
Bye bye komunikator
Jeśli zastosujemy się do poniższych reguł, poprawa jest gwarantowana.
- Nie używamy komunikatorów by przydzielić zadania do wykonania. Robimy to w jednym wspólnym środowisku, np. Basecamp lub Zoho.
- Nie piszemy do siebie, że coś nie działa lub coś trzeba poprawić. Robimy to za pomocą FlySpray, Campfire, FogBugz czy Trac.
- Używany spójnej poczty na potrzeby projektu. Może być GMail.
- Do kompletu — używamy jednego narzędzia do informowania o naszej obecności w sieci. Np. Google Talk.
Pamiętajmy, aby wybrane narzędzia były dostępne i obsługiwane przez komórkę.
Czas po pracy
Pamiętajmy o ważnych datach współpracowników i kolegów — urodziny, dni ślubu, urodzenie dziecka, zakup samochodu, przeprowadzka, dołączenie nowego członka zespołu, i inne wydarzenia godne opróżnienia lampki szampana. Da się wirtualnie, chociażby za pomocą webcamerki (też tak robię).
Trzy w jednym
Współpraca w wirtualnym zespole stabilizuje się i układa dłużej niż w firmie z prawdziwego zdarzenia, lecz równie długo wygasa. Na sposób pracy, przyzwyczajenia komunikacji i pomysły nie wpływa tylko szef, lecz każdy z pracowników, gdyż potrzeba czuć się komfortowo, pracować wydajnie i wygodnie w sposób zdalny wymaga tego do wszystkich.
Jeśli jeden element zawiedzie, ryzyko zawalenia się projektu jest zdecydowanie za duże.
Chciałbym przeczytać jak to wygląda u Was, na jakie problemy się napotykacie w branży no i oczywiście czekam na Wasze komentarze.
Nie słyszałem jeszcze od nikogo znajomego o działającej w ten sposób firmie / dziale, etc. i wydaje mi się, że na dzień dzisiejszy w Polsce jest jeszcze takich bardzo mało.
Sam bardzo często pracuję zdalnie, mam taką możliwość obok pracy w biurze i często z niej korzystam. Wady takiej pracy są znaczne. Główny problem to brak aktualnej informacji. Choć staram się na kolegach wymuszać, by co ważniejsze informacje rozsyłali e-mailem (bo nie mnie jedynemu zdarza się pracować zdalnie), to czasem zdarza się im o tym zapominać a i często wiele (pozornie mniej istotnych) informacji wypowiadanych spontanicznie, w przypływie pomysłu, w ferworze dyskusji wynikłej w biurze, do mnie już nie dociera.
Nie mówiąc już o tym, że nie jestem na bieżąco w informacjach z życia osobistego współpracowników — co sprawia, że nie zacieśniają się między nami relacje prywatne, nie stajemy się bliższymi znajomymi. Ale ja dość często bywam jednak w biurze — to zmniejsza wspomniane niedogodności
To napisawszy, chyba jednak dziś wybiorę się do pracy osobiście
Twoje przemyślenia bardzo ciekawe i wiele z nich można odnieść bardziej ogólnie — nie tylko do zespołów “wirtualnych” ale i do tradycyjnych firm — przyjemnie było przeczytać
[…] O coworkingu słów kilka, czyli wirtualizacja pracy […]